Urenoverzicht ondernemer geschrapt

Naast een  dienstverband van 0,6 FTE, drijft iemand een onderneming in de vorm van een eenmanszaak. Als ondernemer is hij lid van enkele raden van toezicht en verricht hij advieswerk. De Belastingdienst schrapt het urenoverzicht op basis waarvan de ondernemer zelfstandigenaftrek heeft geclaimd. De ondernemer gaat in beroep bij de belastingrechter.

Geschilpunt
In geschil is of de ondernemer recht heeft op de zelfstandigenaftrek. Daartoe is vereist dat van de tijd die is besteed aan alle werkzaamheden meer dan de helft is besteed aan de onderneming (grotendeelscriterium) en dat ten minste 1225 uren zijn besteed aan werkzaamheden voor de onderneming (urennorm).

Standpunt ondernemer
Volgens de ondernemer heeft hij 1397 uren besteed aan werkzaamheden voor zijn onderneming. Ter onderbouwing heeft hij een urenoverzicht, zijn afsprakenoverzicht, een afschrift van zijn digitale agenda, een beschrijving van zijn functies en werkzaamheden en een aantal facturen overgelegd.

Standpunt belastingdienst
De Belastingdienst wijst de rechter erop dat de ondernemer verschillende urenoverzichten heeft verstrekt. Het definitieve urenoverzicht vindt de Belastingdienst te globaal en niet voldoende onderbouwd. Het bevat hiaten en komt niet overeen met de meegeleverde bewijsstukken. Zo is de voorbereidingstijd voor iedere vergadering even lang, en zijn de uren voor planning, administratie, e-mail en kennisvergaring nagenoeg iedere maand gelijk. De vraag is ook of alle afspraken in het afsprakenoverzicht wel op de onderneming betrekking hebben. Ook vindt de Belastingdienst de berekende reistijd niet reëel, omdat de gehanteerde marges voor verkeersdrukte te hoog zijn.

Overwegingen rechter
De ondernemer heeft de bewijslast aannemelijk te maken dat hij heeft voldaan aan de urennorm.

Het urenoverzicht is volgens de rechter onvoldoende verifieerbaar bij gebrek aan objectief controleerbare onderliggende gegevens. Ook is het achteraf geschat en te globaal van opzet.

Zo heeft de ondernemer gezegd dat de 101 planningsuren in het urenoverzicht zijn gemaakt voor de 18 afspraken in het afsprakenoverzicht. Het komt de rechter ongeloofwaardig voor dat de ondernemer gemiddeld 5,5 uur per afspraak nodig heeft gehad om een afspraak te plannen. Deze tijdsbesteding heeft belanghebbende ook niet verder onderbouwd, waardoor niet aannemelijk is dat deze uren zijn verricht met het oog op de zakelijke belangen van de onderneming.

Daar komt bij dat volgens het urenoverzicht de voorbereidingstijd en vergadertijd voor iedere vergadering nagenoeg gelijk is. Ook dit gelooft de rechter niet en het komt ook niet overeen met de in het dossier aanwezige vergadernotulen en de daarop genoteerde tijd voor de vergaderingen. De tijd voor kennisvergaring heeft de ondernemer niet nader gespecificeerd en hij heeft geen inzicht gegeven in de daadwerkelijk verrichte werkzaamheden in het kader van kennisvergaring. Zo valt ook niet vast te stellen dat deze zijn verricht met het oog op de zakelijke belangen van de onderneming.

Gelet op de overlap tussen de dienstbetrekking en de ondernemingsactiviteiten is met alleen een afsprakenoverzicht niet aannemelijk gemaakt dat die afspraken verband houden met de onderneming. Hiervoor is meer informatie noodzakelijk over de aard van de afspraken.

Het door de Belastingdienst gevraagde declaratieoverzicht voor de reiskostenvergoeding had hierover wellicht meer duidelijkheid kunnen verschaffen, omdat het wel of niet declareren van de reiskosten bij de werkgever een aanwijzing kan zijn of de afspraak moet worden toegerekend aan de dienstbetrekking of aan de onderneming. Dit declaratieoverzicht is echter niet verstrekt.

In het urenoverzicht staan uren voor de deelname aan een congres, maar op de deelnemerslijst staat de ondernemer met zijn functie in loondienst en niet met de naam van zijn onderneming. De ondernemer kan zijn stelling dat dit een foutje is van de congresorganisatie niet onderbouwen.

Oordeel rechter
De ondernemer heeft niet aannemelijk gemaakt dat hij 1225 uren aan de onderneming heeft besteed. Dus heeft de Belastingdienst terecht de zelfstandigenaftrek gecorrigeerd.

Let op: Ook dit voorbeeld uit recente rechtspraak maakt duidelijk dat onderbouwen van de aan uw onderneming bestede uren een serieuze zaak is. Gedetailleerd uw uren bijhouden en waar nodig specificeren kost u tijd, maar levert nog steeds fiscaal voordeel op.